Bonjour à tous,
Guillaume2 a écrit:
nous comptons sur toutes les bonnes volontés pour étoffer rapidement le bureau.
Effectivement il est plus qu'essentiel que l'Association soit gérée par plusieurs bénévoles pour éviter de se retrouver dans la meme configuration qu'en 2013 : une association avec plus de 250 adhérents et très peu de bénévoles (je ne parle pas des bénévoles pour les GL, mais toute la partie administration est quand même importante).
Guillaume2 a écrit:
D’autre part les démarches administratives risquent de prendre encore un certain temps, car le transfert du siège social, des comptes bancaires etc…. ne se font pas d’un coup de baguette magique, nous attendions le compte rendu de l’assemblée générale de Jessy.
Au niveau du planning il est prévu :
- 7 juin 2015 Jacqueline (secretaire de l'AG), Alain (scrutateur de l'AG) et moi meme avons signé le CR de l'AG.
- 11 juin 2015 j'ai obtenu la signature de Patrice et Guillaume (nouveau bureau)
- Changement de domiciliation de l'Association (sera votée lors d'une AG Extraordinaire prochainement planifiée par le nouveau Président Guillaume).
Dès que la nouvelle domiciliation sera actée :
- Dépôt auprès de la préfecture du nouveau bureau + nouvelle domiciliation
- Changement par le nouveau bureau des signataires des comptes de l'Association (Crédit Agricole Compte Courant / Crédit Mutuel Compte pour les Cartes Bancaires).
Guillaume2 a écrit:
Le site a été créé par un développeur informatique pour un développeur mais il n’est pas conçu pour des novices. Il n’y a donc pas d’habillage d’écran pour la partie administration, il nous faut directement entrer dans la base de données, lancer des requêtes et venir modifier à la main les tables de celle-ci avec bien entendu des risques d’erreurs.
Jessy nous a fait une ‘’formation’’ rapide avant l’assemblée générale, mais largement insuffisante pour pouvoir être autonome. Il nous a promis de nous assister dans un premier temps, mais pas sûr qu’il puisse répondre immédiatement à nos sollicitations avec son emploi du temps.
Côté informatique je ne suis pas d'accord avec vous, des écrans sont disponibles sans passer par la base de données et je vous ai formé dessus :
- renouvellement d'adhésion
- création de nouveau adhérent
- modification d'adhérent
- ajout de crédit et débit sur les CMA
- alerte sur les CMA négatifs
- validation des commandes lors des GL et ajout des frais de ports.
Ces écrans sont simples d'utilisation mais effectivement cela ne fait pas tout.
Aujourd'hui seul la radiation d'un membre, l'ajout de nouveau produit et la sortie de statistiques nécessitent de se connecter à la base de données.
De plus la "formation" s'est faite très rapidement et des écrans seront réalisés par moi meme fin juin pour le nouveau bureau pour les aider.
Guillaume2 a écrit:
La comptabilité de l’association n’est pas faite avec l’outil d’administration du site mais avec le logiciel comptable ‘’CIEL’’ qui est la propriété de la mairie d’Emerainville, ancienne adresse de l’association et lieu de travail de l’ancienne trésorière Jackeline . Donc nous n’avons plus d’outil comptable à ce jour. Nous reviendrons ultérieurement sur les rapports financiers car un début d’analyse montre que les fonds propres de l’association se limitent essentiellement au stock d’invendus (aujourd’hui 2186,80€ prix d’achat) car nous ne considérons pas que les CMA appartiennent aux fonds propres de l’asso, sauf les CMA déficitaires qui risquent de plomber les comptes si nous ne pouvons pas les récupérer (Aujourd’hui 894,47€ en négatif).
Je tiens à préciser que la mairie d'Emerainville mettait à disposition le logiciel comptable à titre gratuit sous conditions que le président réside à Emerainville. Je remercie par ailleurs la mairie de nous avoir apporté de nombreux services gracieusement (comptabilité, domiciliation, mise à disposition des salles lors de l'AG).
Toutefois si cela peut vous aider, un logiciel comptable pour association coûte moins de 100€. Par exemple :
http://boutique.ebp.com/logiciel/gamme- ... ation.htmlLe 23 mai deux CMA ont été régularisés : un en perte (suite à un décès) et un en crédit (suite à un chèque déposé). Aussi les CMA négatifs sont depuis le 23 mai de -470,80€ alors que les CMA positifs sont de +3.985.46€.
L'Association fonctionnait avec peu de ressources (uniquement les renouvellements d'adhésion), et nous ne faisions pas de bénéfices sur les GL, au contraire, ils étaient même majoritairement en déficit au niveau des frais de port. Notre but n'était pas d'avoir une trésorerie importante mais plutôt proche du minimum.
Il est normal que le solde bancaire ne soit pas exactement égal aux cma 3514,66€ (Solde CMA) vs 3400€ (sur les comptes bancaires) car il y a un stock d'invendus. Ce stock, bien que important (2.186€), est composé de près de 1.700€ en valeur faciale (même s'il est bien entendu préférable de le vendre plutôt que le déposer en banque). Nous avons proposé au nouveau bureau de proposer ce stock aux nouveaux adhérents ou de le vendre via le forum.